Saber dónde se encuentra un vehículo es importante. Pero ¿es suficiente para conocer el estado real de una operación de transporte?
Una empresa puede tener información sobre sus unidades, consultar recorridos y comunicarse constantemente con sus conductores. Sin embargo, eso no necesariamente significa que tenga el control de sus órdenes de transporte, la planificación de sus rutas, la coordinación de sus entregas o el desempeño de toda su operación.
A medida que crecen los pedidos, los destinos y los recursos involucrados, gestionar el transporte mediante hojas de cálculo, llamadas y herramientas desconectadas puede convertirse en un desafío operativo.
La información se dispersa, el seguimiento depende de diferentes personas y las incidencias no siempre se identifican con la anticipación necesaria.
En este escenario, un sistema TMS (Transportation Management System) permite llevar la gestión del transporte a otro nivel: conectar los procesos, centralizar la información y contar con mayor visibilidad sobre lo que ocurre desde la planificación hasta la ejecución de cada operación.
En este artículo conocerás qué es un TMS, cómo funciona, qué procesos permite gestionar y por qué se está convirtiendo en una herramienta importante para la evolución de las operaciones logísticas.
¿Qué es un sistema TMS y para qué sirve?
Un TMS (Transportation Management System), también conocido como sistema de gestión de transporte o software TMS, es una solución tecnológica que permite planificar, gestionar, ejecutar y supervisar el movimiento de mercancías.
Su propósito es facilitar el control de las operaciones de transporte mediante información centralizada y herramientas que ayudan a organizar los recursos, coordinar las actividades y evaluar el desempeño logístico.
A diferencia de una herramienta enfocada únicamente en la geolocalización o el seguimiento de vehículos, un TMS busca gestionar diferentes componentes de la operación.
Dependiendo de las funcionalidades de cada solución, puede permitir:
- Administrar órdenes y solicitudes de transporte.
- Planificar y organizar rutas.
- Gestionar vehículos, flota y transportistas.
- Coordinar las entregas y consultar su estado.
- Registrar incidencias y dar seguimiento a las operaciones.
- Controlar información relacionada con tarifas y costos de transporte.
- Consultar indicadores y reportes de desempeño.
En otras palabras, un TMS ayuda a pasar de una gestión fragmentada a una operación más conectada, donde las diferentes actividades pueden administrarse desde una misma plataforma.
¿Por qué el seguimiento de vehículos no es suficiente para gestionar el transporte?
La geolocalización permite conocer la ubicación de un vehículo y puede ser una herramienta valiosa para supervisar los desplazamientos. Sin embargo, la gestión del transporte involucra muchas más variables.
Imagina una empresa que realiza decenas o cientos de entregas al día. Su equipo necesita conocer qué pedidos deben transportarse, qué recursos están disponibles, cómo se organizarán las rutas, quién realizará cada servicio y qué sucede cuando una entrega presenta algún inconveniente.
Si cada actividad se administra en una herramienta diferente, obtener una visión completa de la operación puede resultar complicado.
Estos son algunos problemas frecuentes:
1. Información dispersa entre diferentes herramientas
Las órdenes de transporte pueden estar en un sistema, las rutas en una hoja de cálculo y las confirmaciones de entrega en conversaciones de WhatsApp o correos electrónicos.
Esta fragmentación dificulta consultar el estado de una operación sin recurrir a diferentes personas o fuentes de información.
2. Planificación que depende demasiado de procesos manuales
Cuando la asignación de vehículos, recursos y recorridos se realiza de forma manual, organizar una operación con múltiples entregas puede consumir tiempo y aumentar la posibilidad de errores.
3. Poca visibilidad sobre las entregas
Conocer la ubicación de un vehículo no siempre permite saber si una entrega fue completada, si existe una incidencia o si la operación está cumpliendo con lo planificado.
4. Dificultad para coordinar transportistas y recursos
Cuando intervienen diferentes proveedores de transporte, vehículos o equipos operativos, mantener la información actualizada y coordinar las actividades puede convertirse en una tarea compleja.
5. Decisiones basadas en información incompleta
Sin registros centralizados, resulta difícil analizar cuánto cuesta transportar una mercancía, qué rutas presentan más incidencias o dónde existen oportunidades para mejorar el desempeño.
El desafío, por lo tanto, no consiste únicamente en monitorear vehículos. Consiste en conectar toda la información necesaria para administrar el transporte de manera organizada.
¿Cómo funciona un sistema TMS dentro de una operación logística?
Un TMS permite organizar las diferentes etapas del proceso de transporte. Aunque las funcionalidades pueden variar según la solución y el modelo operativo de cada empresa, normalmente intervienen cinco grandes etapas.
1. Gestión de órdenes de transporte
El proceso comienza cuando existe una necesidad de trasladar mercancías.
El sistema permite registrar y administrar las órdenes de transporte, incluyendo la información necesaria para organizar cada servicio, como origen, destino, carga y condiciones de la operación.
Esta información constituye la base para planificar los siguientes pasos.
2. Planificación y gestión de rutas
Una vez registradas las órdenes, es necesario organizar cómo se realizarán los traslados.
Un TMS puede ayudar a planificar rutas, distribuir las operaciones y considerar variables como destinos, disponibilidad de recursos, tiempos y condiciones del servicio.
Algunas soluciones incorporan herramientas de optimización que permiten evaluar diferentes alternativas de planificación.
3. Asignación y gestión de recursos
La operación necesita vehículos, transportistas y otros recursos para ejecutar los servicios.
Un TMS puede centralizar la información necesaria para administrar estos recursos y facilitar su asignación según las necesidades de cada operación.
Esto contribuye a organizar mejor las actividades y tener mayor visibilidad sobre los recursos involucrados.
4. Ejecución y seguimiento del transporte
Una vez iniciada la operación, es importante conocer cómo se está desarrollando.
El sistema puede facilitar el seguimiento de los servicios, consultar su estado y registrar información sobre los acontecimientos que ocurren durante el transporte.
De esta manera, los responsables pueden contar con una visión más organizada de las operaciones en curso.
5. Control y análisis del desempeño
La gestión no termina cuando la mercancía llega a su destino.
También es importante evaluar cómo se desarrolló cada servicio, identificar incidencias, revisar costos y analizar los resultados.
La información acumulada permite reconocer oportunidades de mejora y tomar decisiones con mayor respaldo.
El valor de un TMS está en conectar estas etapas. Cuando la planificación, la ejecución y el seguimiento forman parte de una misma gestión, la empresa puede comprender mejor el comportamiento de su operación de transporte.
¿Qué funcionalidades debería tener un software TMS?
No todas las soluciones TMS ofrecen las mismas capacidades. La elección dependerá del tipo de operación, la cantidad de recursos involucrados y el nivel de control que necesita cada empresa.
Sin embargo, al evaluar un software TMS, conviene considerar funcionalidades como las siguientes:
Gestión de órdenes de transporte
Permite registrar, organizar y consultar los servicios de transporte que deben ejecutarse, manteniendo información sobre cada operación.
Planificación y administración de rutas
Facilita la organización de los recorridos y la distribución de las operaciones de acuerdo con los criterios establecidos por la empresa.
Gestión de flota y transportistas
Permite administrar información relacionada con los vehículos, transportistas y recursos que participan en los servicios.
Seguimiento y trazabilidad
Ayuda a consultar el estado de las operaciones y mantener un registro de los acontecimientos relevantes durante el transporte.
Gestión de entregas e incidencias
Facilita el seguimiento de las entregas y el registro de situaciones que pueden afectar el cumplimiento del servicio.
Reportes e indicadores
Permite analizar información relacionada con costos, tiempos, cumplimiento y desempeño para identificar oportunidades de mejora.
Estas funcionalidades deben evaluarse según su alcance real. Por ejemplo, el seguimiento de vehículos puede depender de integraciones con dispositivos GPS, aplicaciones móviles o proveedores externos de información.
¿Qué beneficios puede aportar un sistema TMS a una empresa?
Implementar un TMS no significa que todos los problemas de transporte desaparezcan automáticamente. Los resultados dependen de la calidad de los datos, los procesos definidos, la adopción de la herramienta y las capacidades de la solución.
Sin embargo, una gestión más conectada puede generar oportunidades importantes:
Mayor visibilidad de la operación
Centralizar la información permite consultar el estado de las operaciones y comprender mejor qué está sucediendo con los servicios de transporte.
Mejor coordinación de recursos
Tener información organizada sobre vehículos, transportistas y órdenes facilita la planificación y coordinación de las actividades.
Menor dependencia de procesos manuales
Digitalizar registros y centralizar información puede reducir tareas repetitivas, duplicidad de datos y consultas realizadas por diferentes canales.
Mayor capacidad de respuesta ante incidencias
Contar con información oportuna facilita identificar situaciones que requieren atención y coordinar acciones correctivas.
Mejor control de costos
La organización de la información relacionada con servicios, recursos y operaciones permite analizar los costos y detectar posibles ineficiencias.
Decisiones respaldadas por indicadores
Los reportes y datos operativos ayudan a evaluar el desempeño y establecer acciones de mejora basadas en información.
El objetivo no es simplemente transportar más, sino gestionar mejor los recursos y procesos que hacen posible cada entrega.
¿Qué indicadores deberías medir en tu operación de transporte?
Una operación que no mide sus resultados difícilmente puede identificar dónde necesita mejorar.
Un TMS puede facilitar el acceso a información para evaluar diferentes aspectos del transporte. Estos son algunos indicadores que conviene considerar:
| Indicador | ¿Qué permite evaluar? |
|---|---|
| Entregas a tiempo | Porcentaje de entregas realizadas dentro del plazo establecido. |
| Costo por entrega | Costo promedio asociado a cada servicio de transporte. |
| Tiempo de tránsito | Tiempo transcurrido entre el inicio del traslado y la llegada al destino. |
| Cumplimiento de rutas | Nivel de cumplimiento de los recorridos planificados, cuando existe información para medirlo. |
| Utilización de vehículos | Grado de aprovechamiento de la capacidad disponible de los recursos de transporte. |
| Incidencias operativas | Cantidad y frecuencia de eventos que afectan la ejecución de los servicios. |
| Productividad de transporte | Relación entre los recursos utilizados y los servicios ejecutados. |
No todas las empresas necesitan medir los mismos indicadores. Una organización que trabaja con flota propia puede priorizar la utilización de vehículos y los costos operativos, mientras que otra que contrata transportistas puede enfocarse en el cumplimiento del servicio, los costos por proveedor y las entregas a tiempo.
Lo importante es establecer indicadores que respondan a los objetivos de la operación y permitan comparar resultados a lo largo del tiempo.
¿Cuál es la diferencia entre un TMS, un GPS y un ERP?
Aunque estas tecnologías pueden trabajar de manera complementaria, cumplen funciones diferentes dentro de una empresa.
| Tecnología | Función principal |
|---|---|
| GPS o sistema de geolocalización | Permite conocer la ubicación y los desplazamientos de vehículos mediante dispositivos o fuentes de localización. |
| TMS | Gestiona los procesos relacionados con la planificación, ejecución, seguimiento y control del transporte. |
| ERP | Integra y administra diferentes procesos empresariales, como finanzas, compras, ventas, inventarios y otras áreas, según sus módulos. |
Un GPS puede proporcionar información sobre la ubicación de un vehículo, mientras que un TMS utiliza información operativa para gestionar los servicios de transporte de manera más integral.
Por su parte, un ERP puede administrar procesos empresariales relacionados con las órdenes, inventarios y movimientos comerciales, pero el alcance de sus funcionalidades de transporte depende de la solución y los módulos implementados.
Las tres tecnologías no necesariamente compiten entre sí. Pueden complementarse para conectar la información de la empresa y fortalecer la gestión logística.
¿Se puede implementar un TMS sin tener un ERP?
Sí. Un sistema TMS puede funcionar como una solución independiente o integrarse con un ERP y otras plataformas empresariales.
Una empresa que todavía no cuenta con un sistema integral puede implementar un TMS para organizar sus procesos de transporte y comenzar a digitalizar esta parte de su operación.
Por otro lado, una organización que ya utiliza un ERP puede incorporar un TMS especializado para complementar sus capacidades de gestión logística.
La integración puede facilitar el intercambio de información relacionada con pedidos, entregas, inventarios y otros procesos, dependiendo de las características técnicas de los sistemas involucrados.
La decisión debe considerar las necesidades de la operación, el alcance funcional requerido y la arquitectura tecnológica existente.
El objetivo no debería ser incorporar más sistemas por separado, sino construir una gestión conectada que responda a las necesidades reales del negocio.
Inteligencia artificial en los TMS: de gestionar información a tomar decisiones más inteligentes
La inteligencia artificial está ampliando las posibilidades de análisis y gestión dentro de la cadena de suministro.
En el caso del transporte, su valor no se limita a automatizar tareas. También puede ayudar a interpretar grandes volúmenes de información, identificar patrones y detectar situaciones que requieren atención.
Algunas aplicaciones que pueden incorporarse a las soluciones TMS son:
Análisis de patrones operativos
La IA puede analizar información histórica y operativa para identificar comportamientos recurrentes, variaciones y oportunidades de mejora.
Identificación de posibles riesgos
A partir de los datos disponibles, determinados modelos pueden ayudar a reconocer patrones asociados a incidencias o desviaciones en la operación.
Apoyo a la planificación
Las capacidades de análisis y optimización pueden contribuir a evaluar alternativas de rutas, asignación de recursos y organización de los servicios, de acuerdo con las variables y restricciones configuradas.
Análisis del desempeño
La IA puede facilitar la interpretación de indicadores y grandes volúmenes de información para identificar tendencias y respaldar decisiones operativas.
Es importante diferenciar entre las capacidades de cada solución. No todos los TMS incorporan inteligencia artificial, y no todas las aplicaciones permiten realizar predicciones o automatizar decisiones.
La IA tampoco reemplaza el conocimiento de los responsables de transporte. Su aporte está en proporcionar información y análisis que complementen la experiencia de los equipos.
El siguiente paso de la gestión logística consiste en aprovechar mejor los datos para pasar de una operación que reacciona ante los problemas a una que tiene mayores herramientas para identificarlos y gestionarlos.
¿Cómo saber si tu empresa necesita implementar un TMS?
No existe un único tamaño de empresa o volumen de vehículos que determine cuándo se necesita un TMS. La decisión depende principalmente de la complejidad de la operación y del nivel de control que requiere.
Sin embargo, existen algunas situaciones que pueden indicar que llegó el momento de evaluar una solución especializada:
- La planificación de rutas y servicios depende de hojas de cálculo o registros manuales.
- La información de vehículos, transportistas y entregas está dispersa.
- El equipo necesita consultar constantemente a diferentes personas para conocer el estado de una operación.
- Resulta complicado identificar incidencias y darles seguimiento.
- No existe suficiente información para analizar los costos y el desempeño del transporte.
- La operación está creciendo y los procesos actuales empiezan a quedarse cortos.
- La coordinación entre logística, almacén y otras áreas requiere demasiado trabajo manual.
Si varios de estos escenarios forman parte del día a día, el desafío podría no estar únicamente en optimizar recorridos o incorporar herramientas de geolocalización. Puede ser momento de revisar cómo se gestiona toda la operación de transporte.
eTMS de EBIM: una gestión de transporte más conectada e inteligente
En EBIM desarrollamos eTMS, nuestra solución de gestión de transporte, diseñada para centralizar, controlar y optimizar las operaciones logísticas.
eTMS permite gestionar información relacionada con rutas, transportistas, entregas y recursos, brindando mayor visibilidad y trazabilidad sobre los procesos de transporte.
A través de una gestión más integrada, las empresas pueden organizar sus operaciones, consultar información relevante y contar con mejores herramientas para supervisar su desempeño.
Además, la evolución de eTMS contempla capacidades de inteligencia artificial orientadas al análisis de información, la identificación de patrones y la detección de oportunidades de mejora para respaldar la toma de decisiones.
Porque gestionar el transporte no debería significar depender de llamadas, mensajes y archivos dispersos para saber qué está pasando.
Las empresas necesitan conectar sus operaciones, aprovechar sus datos y contar con información que les permita actuar con mayor criterio.
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