¿Cuál es el proceso de implementación de un ERP?

Seleccionar un sistema ERP contable, de logística o de otro tipo es un paso crucial que requiere un análisis detallado y tiempo para investigar. Una vez tomada la decisión, la instalación puede parecer compleja, pero no tiene por qué serlo.

Para facilitarte esta tarea, a continuación te presentamos los pasos para la implementación de un ERP. Síguelos y descubrirás que, con una planificación adecuada, este proceso será más sencillo de lo que imaginas.

1. Planificación y organización

La primera fase de la implementación de un ERP implica investigar y seleccionar el sistema adecuado, establecer un equipo de proyecto y definir los requisitos del sistema.

El equipo, compuesto por un patrocinador ejecutivo, un gerente de proyecto y representantes de las áreas involucradas, desarrolla un plan detallado, asigna recursos y brinda el respaldo necesario para implementar el cambio en toda la organización. También puede contratarse un consultor externo o un socio de implementación para configurar el sistema.

El objetivo inicial es analizar problemas actuales, como ineficiencias en los procesos, y establecer las metas de la implementación, como una mejor comprensión de las operaciones o prepararse para un crecimiento estratégico. 

Durante esta etapa, también se toma una decisión clave: elegir entre un sistema local o en la nube, considerando factores como la rapidez de implementación, las habilidades requeridas del equipo interno y las funcionalidades que se espera del ERP. Estas últimas pueden clasificarse de la siguiente manera:

• Funciones esenciales: Elementos imprescindibles para garantizar el funcionamiento operativo de la empresa.
• Funciones deseables: Características que, aunque no sean críticas, mejorarían significativamente la utilidad y eficiencia del sistema.
• Funciones futuras: Capacidades que no son necesarias de inmediato, pero que serán relevantes en el corto o mediano plazo, considerando el crecimiento de la empresa y los avances tecnológicos.
• Funciones complementarias: Opciones no esenciales que, aunque no sean prioritarias, facilitarían las tareas y optimizarían los procesos.

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2. Diseño

La fase de diseño se basa en los requisitos detallados y en el análisis de los flujos de trabajo existentes para crear un esquema claro del nuevo sistema ERP. La meta es establecer procesos más eficaces y optimizados que maximicen el potencial de la plataforma.

En esta etapa, es importante contar con la participación activa de los usuarios, quienes poseen un conocimiento profundo de las operaciones actuales. Su participación asegura que el sistema será bien recibido y que podrán sacar el máximo provecho de sus funcionalidades.

Un análisis de brechas identifica posibles complejidades en los procesos y peculiaridades que podrían requerir la personalización del software ERP o ajustes en los flujos de trabajo. Estas brechas se presentan al proveedor o socio de implementación para buscar soluciones viables.

3. Desarrollo

Con los requisitos claros, el software se configura y, cuando sea necesario, se personaliza para respaldar los procesos diseñados. Esto puede incluir la integración del ERP con aplicaciones empresariales existentes que no serán reemplazadas y, en sistemas locales, la instalación del hardware y software necesario.

Simultáneamente, el equipo debe desarrollar materiales de capacitación para ayudar a los usuarios a adaptarse al nuevo sistema. También se debe iniciar con la planificación de la migración de datos, que puede ser compleja. 

Este proceso implica extraer, transformar y cargar datos de varios sistemas, seleccionando solo información relevante para evitar migraciones innecesarias.

4. Pruebas

Las pruebas del sistema pueden realizarse en paralelo con el desarrollo. Por ejemplo, es posible analizar módulos y funciones específicas, implementar correcciones o ajustes según los resultados obtenidos, y realizar nuevas evaluaciones. También se puede examinar un módulo de ERP mientras otro aún está en desarrollo.

En las pruebas iniciales, se recomienda que algunos empleados utilicen el sistema para realizar todas sus tareas cotidianas, permitiendo así una evaluación más completa. Esta fase también debe abarcar la validación de los datos migrados e incluir una capacitación introductoria para el usuario final.

Los recursos formativos creados en fases previas son esenciales para facilitar la transición de los usuarios, complementando las herramientas que el proveedor pueda ofrecer.

5. Lanzamiento

El día del lanzamiento es crucial. El equipo debe estar preparado para resolver dudas, ayudar a los usuarios a comprender el sistema e intentar solucionar cualquier problema, con apoyo del socio de implementación si es necesario. 

Además, hay que tomar en consideración que se puede optar por migrar ciertos datos previamente y otros, como transacciones actuales, justo antes de la activación.

Algunas organizaciones implementan todos los módulos del ERP simultáneamente, mientras que otras priorizan módulos clave y añaden el resto de forma gradual. Para reducir riesgos, algunas empresas también operan sistemas antiguos en paralelo con la nueva implementación del ERP, aunque esto puede aumentar los costos y disminuir la productividad temporalmente.

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6. Soporte y actualizaciones

Después del lanzamiento, se requiere un monitoreo continuo para ajustar el sistema según los comentarios de los usuarios, respondiendo a sus necesidades. Por este motivo, es bastante probable que se requieran cambios de desarrollo, configuraciones adicionales de nuevas funciones y capacitación para nuevos empleados.

En sistemas locales, será necesario instalar actualizaciones periódicas de software y, en algunos casos, actualizar el hardware. En sistemas basados en la nube, el proveedor generalmente realiza las actualizaciones de manera automática.

Este enfoque asegura que el ERP siga cumpliendo con los objetivos de la empresa y maximice los beneficios esperados.

Hasta aquí llegamos con nuestra guía de implementación de un ERP. ¿Sabías que estos eran los pasos clave del proceso? Como ves, esta tarea requiere planificación estratégica, compromiso de los equipos y una ejecución meticulosa en cada fase. 

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